ללכת שבי אחריו

הרצאה טובה ומרצה איכותי יודעים לרתק קהלים מגוונים הנתונים במצבים שונים, אך כדאי לזכור שלהשגת קשב מקסימאלי יש מספר פרמטרים משפיעים.

עניין של זמן

נתחיל בדבר המובן מאליו שאי אפשר להתעלם ממנו - הזמן. זמן ההרצאה האפקטיבי ביותר הוא זה המאפשר להעביר את הרעיון מבלי להגביל את המשתתפים לאורך זמן. כמובן שאורך ההרצאה הוא נגזרת ישירה מכמות המשתתפים, שכן, היחס בנושא זה הוא הפוך. אם מספר המשתתפים קטן, יש לשאוף להרצאה קצרה יחסית, היות וכל הסחת דעת קטנה תגרום להפרעה עבור כל הקבוצה. הסחת דעת יכולה להיחשב גם מענה לטלפון או עזיבה של אחד המשתתפים את ההרצאה. לעומת זאת, אם מדובר על קהל משתתפים רחב, יש אפשרות "למתוח" את זמן ההרצאה, שכן גם עזיבה או הפרעה של משתתף או מספר משתתפים לא תפגע בחוויה הכללית. במקרה זה, הרצאה של עד שעה ורבע תחשב כזמן אפקטיבי. פרמטר נוסף שיש לקחת בחשבון הוא האם מתקיימת פעילות מקדימה להרצאה. במקרה כזה, יש לנסות ולא לעלות על חצי שעה של הרצאה היות וכל המשתתפים כבר עברו כברת דרך.

דע את סביבתך

לאחר שביססנו את אורך ההרצאה לפי מספר המשתתפים העתידי, אפשר לפנות לנתונים הסביבתיים, לדוגמא, צורת הישיבה. אולי תדהמו לשמוע אך צורת ישיבתו של האדם משפיע על ריכוזו במסר המועבר, ולפיכך על המשתתפים לשבת בנוחות לפי סוג המסר שתרצו להעביר. אם מדובר במסר אינפורמטיבי שיש להעבירו בחוקיות מסויימת עדיפה צורת הישיבה הישרה בשורות, כפי שנהוגה באולמי כנסים. אם מדובר בהרצאה שמטרתה ליצור שיח, דיון או מחשבה הנוצרת ע"י שיתוף רעיונות, מומלץ לבחור בצורת ישיבה סביב שולחנות הנותנת לגיטמציה לפעולות שותפות, כגון ביצוע שיחות חולין או מענה לטלפון. במידה וקיימת ארוחה ביום העיון, מומלץ לתזמנה לאחר ההרצאה ולא לפניה כדי שהמסרים המועברים ייקלטו בקלות.

פרמטר חשוב נוסף הוא נושא ההגברה. כל הרצאה, טובה ככל שתהיה, לא תצליח להעביר את המסר או אפילו תגרום לעזיבה, אם לא יישמעו את דובר המפתח. בכל הרצאה בה משתתפים יותר מ-80 איש, כדי שהמסרים יועברו בצורה ראויה והדובר יוכל לעניין את המשתתפים במשנתו, יש לוודא כי ההגברה באולם מספיקה ושקולו של הדובר עובר בצורה ברורה וחלקה לכל השומעים, מהשורה הראשונה ועד אחרון הכיסאות באולם. כמובן שעדיף להצטייד במיקרופון "מדונה" המאפשר לדובר חופשיות לנוע בכל הרחבה הניתנת לו וע"י כך, לעניין את המשתתפים עוד יותר בדבריו.

המסר הוא הכל

מכיוון שרובנו לא בעלי זיכרון פנומנלי וגם אם נתלהב מהמסר הברור ביותר נתקשה לזכור אותו בדיוק כפי שהועבר יום למחרת, רצוי לחלק חומר מקצועי לאחר סיום ההרצאה. מספיקה חוברת קטנה של מספר עמודים בודדים עם עיקר ההרצאה בכדי לשמר את המסרים והרעיונות אותם בחרתם להשמיע לקהלכם. כך, גם יושג קשב גבוה לפני ההרצאה ללא שיפוט מקדים וכן ההערכה גבוה יותר מצד המשתתפים שיחושו כי נעשה מאמץ לשתף אותם בפעילות ולהקל עליהם את זכירת המסר.

רצוי לשלוח למרצה טרם ההרצאה מידע מקסימאלי אודות החברה, מוצריה, העובדים בה ומטרת הכנס. מרצה טוב יידע להשתמש במידע זה כדי לתפוס את הקהל מתוך עולם המושגים שלו. הגדירו למרצה את הנושאים בהם ברצונכם שיתמקד ושתפו אותו בבחירת נושא ההרצאה ותכניה. קבלו את המרצה בחיוך ותוציאו ממנו את המיטב.

בסופו של דבר, אין חכם כבעל ניסיון.

מתוך מדור האירועים של zap rest

הטיפים באדיבות: מר דורון בטשי, מרצה ובעלי מרכז "שביט הדרכה"