חזרה ליסודות

תכנון של פגישה או אירוע עסקי שלא ישכח יכולה להיות משימה די פשוטה. עם קצת מחשבה ותכנון נכון, אפשר להפיק אירוע שישאיר את הרשום הנכון עוד לפני שהתרחש והרבה אחרי שהסתיים.

אירועי חברה משעממים, פגישות עסקים מייגעות או סדנאות גיבוש יבשות מפספסות את המטרה שלשמן נוצרו ואת המסר שהיה מיועד לעבור אל המשתתפים. באמצעות שלוש יסודות פשוטים, תוכלו להפוך כל מפגש עסקי, ערב חברה, סדנת גיבוש או יום עיון למעניין ואטרקטיבי ולאירוע שלא יפסיקו לדבר עליו.

יסוד 1 - מקום, מקום ושוב פעם מקום!

בחירת המקום היא הבחירה החשובה ביותר. התאמת האווירה הטבעית של המקום למסר ומטרת האירוע, היא אבן היסוד לכל אירוע או מפגש עסקי מוצלח. יתרה מכך, בחירה נכונה של מקום לאירוע, תשפיע באופן ישיר על מיצובו, איכותו ורמת הדיוק של המסר שיועבר למשתתפים. ואכן, מגוון האפשרויות למקומות לאירועים עסקיים הולך וגדל משנה לשנה. אם פעם אירועים ופגישות עסקיות היו מתקיימות בבתי מלון, אולמות כנסים, מרכזי קונגרסים או חדרי ישיבות בבנייני משרדים מפוארים, הרי שהיום המגמה השתנתה ואירועים ומפגשים עסקיים מתקיימים גם במקומות בעלי גוון ואופי שונה, כגון מסעדות. רוב המקומות מעניקים חווית נושא או חווית אירוח המלוות את המטרה הראשונית של המפגש. אירועים בספא, אירועים בגן חיות, אירועים בטבע ואפילו אירועים בלונה פארק, כבר לא כאלה נדירים. מגוון המקומות לאירועים הולך וגדל, כבר מזמן שלא מדברים רק על גני אירועים, אולמות אירועים או אירועים בבתי מלון. יחד עם זאת אסור לשכוח את הקו המנחה: מקום לאירוע חייב להיות תואם לאווירה, למטרה ולמסר.

יסוד 2 - תוכן עם מסר עמוק

אם המקום לאירוע הוא הגוף אזי התוכן הוא הנשמה. מפגש או אירוע עסקי צריכים להיות מרגשים ומעניינים, ליצור תחושה שמשהו איכותי עומד להתרחש או שעומדת להיווצר הזדמנות לחוויה מדהימה. צרו עניין שיביא את המשתתפים כבר להוטים לקחת חלק באירוע. איך עושים זאת? מאוד פשוט. לכל אירוע, אם חברה או פרטי, יש מסר שברצונכם להעביר. קחו מסר זה והגדירו אותו כנושא האירוע שסביבו יתרחש הכל. הנושא יכול להיות אקטואלי שנבחר ע"י ההפקה, השקת מוצר חדש שנשמר בסוד, הודעה על שינוי דרמתי ומהותי בארגון או אפילו אישור עסקה בפגישה חשובה. הבאז סביב האירוע צריך ליצור עניין עוד בטרם האירוע קרם עור וגידים. חשוב מאוד להימנע מאירועים או פגישות ארוכות מידי בכדי לא לעייף את המשתתפים ולאבד את תשומת ליבם. הפסקות עם אטרקציות בין המפגשים, ונגיעות של רגש בתוכן עצמו יעשו עבודה טובה. הקו המנחה חוזר: תוכן לאירוע ומקום לאירוע תואמים לאווירה, למטרה ולמסר.

יסוד 3 - תכנון מוקדם ארגון והפקה.

שילוב נכון של מקום מתאים לאירוע ותוכן מעניין יהפכו את האירוע לחוויה שלא תשכח עבור המשתתפים. אך אלו רק שניים מהיסודות המבטיחים את קיומו של אירוע / מפגש עסקי מוצלח. תכנון מוקדם הוא יסוד חשוב לא פחות להצלחת האירוע. הפקת אירוע הוא תהליך שיש ללוותו משלב הרעיון עד לשלב הסיכום, כשאחד מהצעדים הראשונים והחשובים הוא תכנון תקציב יעיל ומבוקר, המאפשר את השגת יעדי האירוע / הפגישה, בעלות אפקטיבית. לאחר אישור התקציב, יש לבנות לוח זמנים מפורט המגדיר את התזמון של כל אחד מהשלבים בהקמה. עמידה בזמנים חשובה באירועי הפקות ענק כמו גם במקרים של מפגשים עסקיים קצרים של פגישת עסקים או ישיבת סיעור מוחות.

מקום טוב לאירוע, תוכן מתאים והפקה מתוכננת בקפידה הם שילוב מנצח לאירוע מוצלח.